Konferencje firmowe to jedne z ważniejszych wydarzeń branżowych, dające możliwość wypromowania marki i swoich usług czy produktów. Ich organizacja wiąże się jednak z wieloma aspektami, o których bezwzględnie należy pamiętać. Im więcej osób ma wziąć udział w wydarzeniu, tym trudniejsza wydaje się to operacja logistyczna. Podpowiadamy, jak zorganizować konferencję na 100 osób.
Wybór odpowiedniego miejsca
Sala konferencyjna na 100 osób z pewnością nie znajduje się w ofercie każdego centrum eventowego, dlatego też lepszym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z hotelem, zajmującym się obsługą gości biznesowych. Jest to bardzo istotne nie tylko w kontekście odpowiedniego ulokowania gości na sali, lecz również zapewnienia im miejsc noclegowych, jeśli wydarzenie przewidziane jest na przykład na dwa dni. Konferencja firmowa nie może obyć się bez cateringu bądź ciepłego posiłku, który zostanie podany w restauracji. Stąd też należy wziąć pod uwagę wyłącznie miejsca, które oferują smaczną kuchnię, dostosowaną do potrzeb klienta i jego gości. Pamiętajmy, aby zarezerwować konkretną salę nawet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem- jest to istotne zwłaszcza przy tak dużej liczbie zaproszonych. Weźmy pod uwagę, że sala konferencyjna na sto osób zazwyczaj wyposażona jest w niezbędny sprzęt, dlatego nie musimy dostarczać go we własnym zakresie. Pomimo tego, wszelkie niewyjaśnione, czy niezrozumiałe kwestie należy omówić z obsługą odpowiednio wcześnie.
Wybór tematyki i spotkań w ramach konferencji
Odpowiednio wcześnie musimy również wybrać tematykę spotkania oraz tematy, jakie zostaną poruszone w ramach konferencji. Weźmy pod uwagę, jacy dokładnie goście wezmą udział w wydarzeniu- czy będą to wyłącznie osoby z zewnątrz, a może managerowie czy wieloletni pracownicy firmy? Zastanówmy się też nad tym, kto będzie prowadził poszczególne spotkania oraz jakie będą one miały formę. Konferencja firmowa na 100 osób często podzielona jest na kilka sekcji, tak aby łatwiej było zdobyć niezbędne informacje czy prowadzić dyskusję.
Zaproszenia i potwierdzenie uczestnictwa
Zaproszenia na wydarzenie należy wysłać do gości z wyprzedzeniem- w dobrym tonie jest to zrobić tradycyjnie, drogą pocztową. Niemniej jednak w przypadku stu osób trudno o odpowiednią organizację, dlatego możemy także posiłkować się pocztą mailową. Pamiętajmy, aby każdy uczestnik potwierdził udział w konferencji- najlepiej przygotować sobie listę i „odhaczać”osoby, które się zgłosiły. Pamiętajmy też, że sala konferencyjna na sto osób zazwyczaj wyposażona jest w niezbędny sprzęt, dlatego nie musimy dostarczać go we własnym zakresie.
